Tugas Komunikasi Bisnis

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

Oleh

HANIFAH FEBRILLA                   14214761

MAYA NURSAKINAH                  16214507

Kelas 4EA27

JURUSAN/PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2017

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

            Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.

            Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah seuatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik yaitu subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

            Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

            Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

            Berdasarkan latar belakang diatas maka penulisan ini bermaksud untuk membahas tentang “PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS”.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah adalah sebagai berikut:

1. Apa saja yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik?
2. Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan bisnis?
3. Bagaimana keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis?
4. Bagaimana pemilihan kata yang tepat dalam merevisi pesan-pesan bisnis?
5. Bagaimana cara membuat kalimat yang efektif dan mengembangkan paragraph?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui apa saja yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik.
2. Untuk mengetahui hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan bisnis.
3. Untuk mengetahui bagaimana keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis.
4. Untuk mengetahui pemilihan kata yang tepat dalam merevisi pesan pesan bisnis.
5. Untuk mengetahui cara membuat kalimat yang efektif dan mengembangkan paragraph.

BAB II

TELAAH PUSTAKA

2.1 Telaah Pustaka

Revisi pesan-pesan bisnis

            Pesan bisnis digunakan dalam kegiatan bisnis, seperti perdagangan, perindusterian dan usaha jasa. Berbagai kegiaan pada tahap revisi pesan adalah menyunting pesan, menulis ulang pesan, memproduksi pesan, dan mencetaj pesan. Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk penggunaan kata hjendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.

            Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Revisi ini diperlukan agar pesan-pesan yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang, untuk menghindari kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan, sehinggan sesuai dengan yang dikehendaki.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Hal Yang Menyebakan Pesan Tidak Terorganisasi Dengan Baik

            Kadang kala pesan yang disampaikan oleh pemimpin tidak terorganisasi dengan baik, hal ini bisa saja terjadi disebabkan ole beberapa hal:

1. Bertele-tele

Pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang menyebabkan pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahaminya.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

Penyampaian informasi yang tidak relevan hanya membuang waktu, sehingga pesan-pesan yang disampaikan tidak jelas dan sulit dipahami. Untuk itulah kita menyampaikan informasi yang relevan saja kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-ide secara tidak logis

Hal ini menyebabkan komunikasi antara komunikator dengan audiens akan sulit untuk dipahami. Untuk itu, penyampaian ide juga harus dapat diterima oleh logika kita agar tidak terjadi pemahaman bermakna lain.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Bahan yang seharusnya menjadi topik bahasan terabaikan oleh karena pembahasan hal-hal yang hanya bersikap sebagai pelengkap atau pendukung saja, sehingga poin penting dari bahasan tak tersampaikan.

3.2 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis

        Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan:

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

            Apabila pengorganisasian yang baik ini sudah dilakukan maka kita akan memperoleh manfaat seperti:

a)      Membantu audiens memahami suatu pesan, dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide yang logis dan runtun, informasi yang relevan, audiens dengan mudah dapat memahami maksud/tujuan pesan.

b)   Membantu audiens menerima suatu pesan, pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

c)   Menghemat waktu, dimana penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan akan menghemat waktu audiens tanpa harus memeras otak mereka dan mengerutkan dahi.

d)     Mempermudah pekerjaan komunikator, dikarenakan penyampaian pesan disampaikan dengan pengorganisasian yang baik sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Maka pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Inilah hal yang sangat penting dalam dunia bisnis.

3.3 Keterampilan Merevisi Pesan Pesan Bisnis

            Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

            Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya. Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.

A. Pesan-pesan Bisnis Tertulis

            Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.

• Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

            Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

            Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

            Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

• Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

            Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1)      Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.

2)      Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

3)      Penulisan tanda baca secara benar.

4)      Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.

5)      Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

            Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

• Mengedit Format dan Layout

            Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

B. Pesan-pesan Bisnis Lisan

            Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik. Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.

• Substansi Pesan

            Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.

1) Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?

2) Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

• Pengorganisasian Pesan

            Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:

1) Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2) Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan)

3) Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

• Gaya Bahasa

            Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

3.4 Pemilihan Kata Yang Tepat Dalam Merevisi Pesan Pesan Bisnis

            Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

1)      Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

            Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

2)      Pilihlah kata-kata yang singkat

            Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3)      Hindari kata-kata yang bermakna ganda

            Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

3.5 Cara Membuat Kalimat Yang Efektif dan Mengembangkan Paragraph

            Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Tiga Jenis Kalimat

1)  Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung

2)  Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

3)   Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Cara Mengembangkan Paragraf

            Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.

1. Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

2. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

3. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.

4. Klasifikasi

Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

5. Pembahasan Pemecahan Masalah

Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

     Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

        Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan.

DAFTAR PUSTAKA

• Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Erlangga.
• Forsagita (2015). Pengorganisasian pesan-pesan bisnis. (http://eforsagita931994.blogspot.co.id/2015/06/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html). Diakses 10 Juni 2015
• https://vianisilv.wordpress.com/2015/04/30/152/